Datenschutz und Ordensarchive

Die KU Unternehmensberatung konnte, vertreten durch unseren geprüften Datenschutzexperten, Mag. Matthias Ebner (m.ebner@ku.co.at), am Studientag der Ordensarchive am 22. Jänner 2018 im Erzbischöflichen Palais Salzburg zum Thema "Wirtschaftsunterlagen und Datenschutz" teilnehmen.

Zahlreiche interessierte Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Vortragende aus Österreich und Deutschland nutzten die Möglichkeit zum Erfahrungs- und Informationsaustausch insbesondere zur Umsetzung der neuen Datenschutzvorschriften bei der Führung von Archiven im Ordensbereich. 

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bringt wesentliche Änderungen beim Umgang mit Daten natürlicher Personen und tritt mit 25. Mai 2018 in Kraft. Damit unterliegt der Ordensbereich und dessen Archive ebenso wie Unternehmen neuen Bestimmungen, die die angesprochenen Organisationen vor Herausforderungen stellen.

Im Zuge des Vortrags von Mag. Appelius, Kuhn Rechtsanwälte GmbH, unter dem Titel "Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung und ihre Auswirkung auf die Archive", konnten einige relevante Fragen aus dem Publikum aufgegriffen und näher erörtert werden. Dabei zeigten sich mehrere Aspekte, die es bei der Führung von Archiven zu beachten gilt, wovon wir an dieser Stelle auf ausgewählte Punkte näher eingehen möchten:

  • Die Trägerorganisation des Archivs sollte darauf hinwirken, eine Archivordnung zu etablieren.
    Die Archivordnung ist zum Nachweis, dass durch die Führung des Archivs einem öffentlichen Interesse entsprochen wird, sinnvoll.
  • Der Umstand, dass ein Archiv von einer Ordensgemeinschaft und somit von einer Körperschaft öffentlichen Rechts (KÖR) geführt wird, könnte ein Indiz für das öffentliche Interesse an deren Archiven sein.
    Somit wäre - wie im oberen Punkt erwähnt - eine Voraussetzung der Rechtmäßigkeit erfüllt.
     
  • Jedenfalls vor dem 25. Mai 2018, also vor dem Inkrafttreten der neuen Datenschutznormen (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO, Datenschutzgesetz - DSG und Decretum Generale), sollte die archivführende Organisation dafür sorgen, dass die Verantwortlichkeiten klar dargestellt sind.
    Dies hat insbesondere bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (zB namentlich erwähnte, lebende Nachfahren) oder der Datenschutzbehörde nachhaltige positive Auswirkungen. Auch kann so der Graubereich von Leihgaben in Archiven von Ordensgemeinschaften sinnvoll geregelt werden. 

Die KU unterstützt Sie bei der nachhaltigen, effizienten und regelkonformen Anpassung Ihrer Datenverarbeitungsprozesse an die ab 25. Mai geltende Rechtslage.

Sie erreichen unseren geprüften Datenschutzexperten, Mag. Matthias Ebner, per E-Mail an m.ebner@ku.co.at oder telefonisch unter 0676 / 400 76 95.

 Erzbischöflichen Palais am Kapitelplatz, Salzburg  Stefan Lorengel ,  Kapitelplatz Salzburg mit Blick auf Burg ,  CC BY-SA 3.0

Erzbischöflichen Palais am Kapitelplatz, Salzburg
Stefan LorengelKapitelplatz Salzburg mit Blick auf BurgCC BY-SA 3.0